旅費に係る資料の保存

〇業務遂行上必要な旅費であることを示すには、どのような資料を保管しておけばよいでしょうか。

旅費規程を作成のうえ、個別に出張先等を記録し保存しておきましょう。

⑴　旅費交通費の経費計上について

業務遂行上必要な旅費は経費計上することができますが、下記のようなものは経費計上することができません。

• 私用の旅費
• 社会通念上妥当な金額の範囲を超えている交通費

したがって、経費計上する場合の旅費交通費は、その旅費が業務遂行上必要な支出であることやその金額が妥当であることを説明できるようにしておくことが大切です。

⑵　業務遂行上必要な支出であることを証明するには

旅費交通費が業務遂行上必要な支出であることを示すには、普段から下記資料を作成し保存をしておきましょう。

• 旅費交通費ごとに出張先名、訪問先名、業務内容を記録する
• 領収書がない場合には、旅費精算書を作成する
• その旅費交通費の期間や金額が妥当であるか確認する
• 旅費規程を作成する
• 日当を支給する場合には、旅費規程に基づいて支給する
• 海外渡航がある場合には、海外旅費規程を作成する
• 海外渡航の場合には、日程表及び出張記録を作成する

⑶　旅費規程の定め方

旅費規程を作成・見直しをされる場合には、下記に注意して作成・改定しましょう。

• 役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準であるか
• その事業と同業種、同規模の他の使用者が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるか
• 交通費等の値上がりによる定期的な旅費規程の見直しをしているか